DMS (Document Management System)

I DMS (Document Management System = Sistema di gestione dei documenti) supportano l’archiviazione digitale dei documenti ed il loro recupero. I documenti vengono acquisiti sia in formato testo che in formato immagine, in quest’ultimo caso con l’utilizzo di scanner. Il sistema permette di ridurre enormemente la quantità di carta da conservare o, comunque, da tenere a portata di mano.
In particolare un Database Management System è un sistema software informatico progettato per gestire un database cioè un insieme di numerosi dati strutturati. Le operazioni, solitamente, sono richieste da un gran numero di utenti.
Esempi tipici dell’uso di DBMS possono essere riscontrati nella contabilità, e nella gestione delle risorse umane; i DBMS sono utilizzati frequentemente anche nei servizi di assistenza e nei call-centers.
I principali DBMS presenti sul mercato sono:
- Oracle: è il DBMS più utilizzato al mondo. E’ stato il primo a utilizzare il linguaggio SQL; era, infatti, già disponibile nel 1979. La società informatica che lo produce è la Oracle Corporation, fondata nel 1977 e con sede in California.
- MySQL: è nato verso la metà degli anni 90 come evoluzione di mSQL, con l'intento di creare un database particolarmente adatto per l'utilizzo su Web. Lo scopo primario dei progettisti di MySQL è stato quello di avere prestazioni elevatissime; per raggiungere quest’obiettivo hanno deciso di non implementare alcune funzionalità che sono invece presenti in altri data-engine. MYSql è concesso gratuitamente, come prodotto open source oppure acquistando una licenza commerciale standard (My SQL AB).
- Sequel service: è il database prodotto dalla Microsoft. Nelle prime versioni era utilizzato per basi dati medio-piccole, ma dalla versione 2000 è stato utilizzato anche per la gestione di basi dati di grandi dimensioni.
- Microsoft Access: è un relational database management system realizzato da Microsoft, incluso nel pacchetto Microsoft Office Professional. Ha il vantaggio di poter essere utilizzato a differenti livelli sia da sviluppatori software esperti, sia da programmatori alle prime armi.

Le applicazioni diffuse in tutti i settori

Alcune applicazioni sono di utilizzo così generale, da essere utilizzate in tutti i settori di attività, pubblici e privati. Si citano le più significative.

Automazione d’ufficio
E’ un insieme piuttosto lasco di strumenti e prodotti che supportano il lavoro del singolo in un ufficio. Vengono chiamati anche sistemi di produttività individuale. In genere comprendono i seguenti componenti:
· un Word Processor (processore di testi), che supporta la redazione di documenti, anche lunghi ed articolati, composti da testo ed immagini; un esempio è Microsoft Word;
· uno Spreadsheet (Foglio elettronico), che supporta la redazione di prospetti di calcolo, anche molto complessi, con una serie di automatismi di calcolo; un esempio è Microsoft Excel;
· uno strumento per creare presentazioni multimediali, di livello professionale, che possono essere proiettate su schermo e stampate; un esempio è Microsoft PowerPoint;
· un client di posta elettronica; un esempio è Microsoft Outlook;
· un ambiente con gli strumenti del lavoro quotidiano (agenda, contatti, lista delle cose da fare, etc...); un esempio è Microsoft Outlook;
· un database per uso personale con limitate capacità di programmazione; un esempio è Microsoft Access.
Nonostante esistano diversi prodotti che supportano l’automazione d’ufficio, anche Open Source, la suite Microsoft Office, che comprende tutti i prodotti citati sopra ed altri, risulta di gran lunga la più diffusa e conosciuta.

Contabilità
La gestione della contabilità supporta la raccolta delle informazioni contabili (fatture attive e passive, note di spese, spese del personale, etc...) e la catalogazione delle stesse in un contesto organico secondo i principi contabili, con la produzione automatica dei documenti contabili. Alla gestione della contabilità è in genere associata anche la produzione del bilancio aziendale.

Controllo di gestione
E’ uno strumento di analisi costi-benefici dell’andamento economico dell’azienda. Il controllo di gestione suddivide la contabilità dell’azienda per commesse (linee di vendita, contratti, progetti, introiti in generale), che rappresentano i ricavi dell’azienda e per centri di costo, ossia settori organizzativi dell’azienda (linee di produzione, uffici, strutture di supporto, team progettuali, etc...), che rappresentano i costi dell’azienda.
I dati contabili vengono quindi organizzati secondo una matrice che riporta nelle righe le commesse e nelle colonne i centri di costo. La cella della matrice rappresenta il costo sopportato da un dato centro di costo per contribuire ad una specifica commessa. Tale analisi consente di evidenziare i contributi dei centri di costo alle commesse e di valutare se i benefici derivanti da un’attività o struttura siano maggiori o minori dei costi sostenuti per mantenerla.
Il controllo di gestione è in grado di produrre un insieme molto vasto di analisi incrociate di questo tipo, secondo le specifiche esigenze dell’azienda, ed è quindi un’applicazione che richiede complesse fasi di personalizzazione, effettuate in genere da personale altamente specializzato.

Workflow
Il Workflow (Flusso di lavoro) è un sistema di supporto ai processi strutturati di un’azienda. I processi strutturati sono procedure per stadi, che prevedono un insieme di percorsi prestabiliti e di scelte da effettuare in base a regole codificate, al fine di portare a termine un certo compito.
Esempi di Workflow sono:
· la diagnosi e riparazione di un componente tecnologico;
· la pratica di rimborso di un’assicurazione;
· l’assistenza di Help Desk;
· lo sviluppo metodico di un progetto software.
Un sistema di Workflow consente all’analista del procedimento di disegnare un grafo che lo rappresenta. Nel grafo, i nodi rappresentano gli stadi del procedimento ed i relativi prodotti, mentre le linee rappresentano i percorsi di avanzamento e le relative attività. Al grafo è associato un insieme di regole che specificano la scelta dei percorsi e le condizioni di avanzamento.
Un componente del sistema di Workflow, il motore di Workflow, regola l’avanzamento degli utenti sul grafo, consentendo di accedere solo ai percorsi consentiti dalle regole e solo se si sono verificate le condizioni previste (produzione di un documento, raggiungimento di una scadenza, etc...).
I sistemi di Workflow sono ideali quando un processo può essere rappresentato come un grafo, le regole devono essere rispettate rigorosamente e le eccezioni sono rare. Negli altri casi (regole lasche, molte eccezioni), il sistema è in genere troppo rigido. Inoltre è molto difficile gestire i cambiamenti delle regole a procedimento già avviato.

Workgroup
Il Workgroup (Gruppo di lavoro) è un sistema di supporto ai processi non strutturati di un’azienda. I processi non strutturati sono attività, compiti e progetti portati avanti da gruppi di persone appartenenti a strutture organizzative diverse e non soggetti a regole categoriche. Esempi sono:
· ricerca e sviluppo di nuovi prodotti;
· marketing;
· progetti di riorganizzazione;
· task force interdisciplinari su specifici obiettivi;
· progetti internazionali.
Un sistema di Workgroup supporta la comunicazione, la collaborazione, la condivisione delle informazioni ed il coordinamento di un gruppo di lavoro, superando i vincoli di spazio e di tempo. E’ costituito da un insieme lasco di strumenti che supportano la delocalizzazione della sede di lavoro del gruppo (i componenti possono lavorare in sedi geograficamente diverse) e l’asincronicità del lavoro (i componenti possono interagire sullo stesso tema in momenti diversi). Gli strumenti tipici del Workgroup sono:
· l’e-mail (posta elettronica) che supporta la delocalizzazione e l’asincronicità;
· la videoconferenza, che supporta la delocalizzazione;
· il desktop (scrivania) virtuale, che offre agli utenti un ambiente con gli strumenti del lavoro quotidiano (agenda, contatti, lista delle cose da fare, etc...), disponibile da qualunque postazione Internet (supporta la delocalizzazione);
· l’agenda condivisa, che permette di sincronizzare gli impegni del gruppo di lavoro (supporta la delocalizzazione);
· i forum di discussione che supportano la delocalizzazione e l’asincronicità;
· la bacheca digitale, che permette di pubblicare avvisi di interesse per il gruppo di lavoro (supporta la delocalizzazione e l’asincronicità).

I sistemi di Workgroup, insieme alle tecnologie Wireless, supportano il Virtual Workplace (Posto di lavoro virtuale), cioè la possibilità di svolgere il proprio lavoro indipendentemente dalla disponibilità di un ambiente fisico di lavoro.
Blog, newsgroup, forum, chat, social network, e- mail sono inoltre gli strumenti che definiscono il cosiddetto web 2.0. ed è importante sottolineare che questi strumenti hanno modificato il modo ci concepire la rete. Si è passati, infatti, da un web statico a uno dinamico in cui tutti hanno la possibilità di scambiarsi informazioni, comunicare, esprimere le proprie idee, produrre contenuti e condividerli con gli altri. Ecco quindi che le chat, i blog, i social network hanno costituito quella parte "abitata "della rete in cui ogni nodo costituisce un punto di presenza personale. Questi nuovi canali di comunicazione software consentono, infatti, una nuova espressione della personalità dell'individuo. In particolare oggi stanno assumendo un ruolo sempre più importante nella comunicazione sociale i social network; esempi classici sono Myspace e Facebook. Il social network è un fenomeno emergente capace di creare relazioni e interazioni tra le persone. In questo momento è soprattutto Facebook a riscuotere un grande successo fra i giovani; si tratta di una comunità virtuale all’interno della quale è possibile inserire fotografie, comunicare con i propri amici e conoscere nuove persone.

Sistema Informativo Aziendale

Un Sistema Informativo Aziendale può essere definito come l’insieme di persone, macchine, reti, applicazioni software e processi che permettono all’azienda di disporre delle informazioni giuste al momento giusto.

Ciclo di vita di un Sistema Informativo Aziendale
Un Sistema Informativo percorre generalmente un ciclo di vita caratterizzato da alcune fasi ben precise:
· Fattibilità tecnico-economica: fase in cui vengono stabiliti gli obiettivi, verificata la fattibilità tecnica e fatta una prima valutazione dei costi e dei benefici;
· Analisi: fase in cui viene effettuata la modellazione dei processi da informatizzare, la progettazione di dettaglio delle funzionalità e delle banche-dati del Sistema Informativo;
· Progettazione: fase in cui viene effettuata la progettazione di dettaglio dei componenti software del Sistema Informativo;
· Realizzazione: fase in cui il sistema viene realizzato, utilizzando due possibili strategie, in genere combinate:
o make (realizzare), che consiste nel sviluppare appositamente il software;
o buy (comprare), che consiste nell’acquisire software già pronto ed, eventualmente, personalizzarlo;
· Collaudo: fase durante la quale i singoli componenti software e l’intero sistema vengono collaudati e, se necessario, modificati;
· Manutenzione: fase continua caratterizzata da piccoli interventi sul software per:
o rimuovere eventuali anomalie;
o adeguare il software alla mutata normativa;
o adeguare il software a tecnologie più avanzate;
o migliorare le prestazioni del software;
o aggiungere nuove funzionalità o migliorare quelle esistenti;

Dati, Informazioni e Conoscenza

Per conoscere bene le cose, bisogna conoscerne i particolari: e siccome questi sono quasi infiniti, le nostre conoscenze sono sempre superficiali e imperfette. La Rochefoucauld, François de Massime, Rizzoli, Milano, 1992.


Dati, informazione e conoscenza: tre termini spesso utilizzati come sinonimi, ma che in realtà, oltre ad essere dotati di autonomia semantica, in ambito aziendale, sono collocati su gradini differenti nella "Piramide del Knowledge Management" - modello gerarchico che sottolinea la stretta interconnessione e interdipendenza dei diversi livelli.I dati sono fatti grezzi che descrivono un particolare fenomeno (ad esempio, l’ordine di un prodotto). Le informazioni sono dati che assumono un particolare significato in un dato contesto, spesso grazie al fatto che risultano dalla elaborazione e sintesi di grosse moli di dati (ad esempio, l’andamento degli ordini in un dato periodo). Le informazioni raccontano di andamenti, tendenze, fenomeni che non appaiono guardando i dati.
Le informazioni hanno tre “dimensioni”:
· tempo: l’informazione deve essere accessibile quando serve e deve riguardare il giusto periodo di tempo;
· luogo: l’informazione deve essere accessibile dove serve, dovunque l’utente sia;
· formato: l’informazione deve essere accessibile nel formato corretto (testo, audio, video, etc...).
La conoscenza è la consapevolezza e la comprensione dei fatti, verità o informazioni ottenuti attraverso l’esperienza o l’apprendimento. Rappresenta l’autocoscienza del possesso delleinformazioni connesse tra loro.L’aspetto sostanziale della conoscenza è che mentre l’informazione può esistere indipendentemente da chi la può utilizzare, e quindi può in qualche modo essere preservata su un qualche tipo di supporto (cartaceo, informatico, ecc…), la conoscenza esiste solo in quanto esiste una mente in grado di contenerla. Risulta quindi chiaro che il ruolo del comunicatore non è altro che quello di procurarsi i dati dai quali trarre informazioni quanto più possibile oggettive e quindi avere la giusta conoscenza. Alla base ci sono i dati, materiale “grezzo” e abbondante dell’informazione. Su un gradino più alto c’è l’informazione, cioè dati selezionati e organizzati per essere comunicati. Poi la conoscenza, cioè informazione rielaborata e applicata alla pratica. Al vertice troviamo la saggezza, conoscenza distillata dall’intuizione e dall’esperienza. Senza informazione libera non c'è trasparenza in quanto non c è possibilità di risalire alle fonti esoprattutto di poter sbugiardare un'informazione falsa. Ciò che i nuovi mezzi di comunicazione offrono, in particolar modo Internet, è proprio questa possibilità di andarsi a cercare le informazioni quindi nuovi orizzonti di conoscenza.

Il Software per la creazione di pagine web personali: una review

Oggi è possibile realizzare siti senza avere ampie conoscenze informatiche o conoscere linguaggi HTML. Esistono, infatti, specifici software pre-impostati e facili da usare. L’idea è quella di permettere a chiunque di scrivere pagine HTML con un editor molto simile ad un word processor e di potere fruire di alcuni servizi server. I principali software per la realizzazione di pagine web sono:
§ Frontpage: è un programma sviluppato dalla Microsoft per il sistema operativo Windows per creare pagine web e amministrare siti. Questo software offre web templates semplici da usare e automatizzare. Rispetto agli altri html templates quelli di FrontPage includono un sistema di navigazione automatico che crea pulsanti animati per le pagine aggiunte dall'utente.
§ Dreamweaver: è un prodotto realizzato da Micromedia. Dreamweaver è un potente strumento per la progettazione di documenti HTML. Si tratta di un software che affianca a un'interfaccia puramente visuale, un sistema di web-editing basato sul completo controllo del codice sorgente.
§ Nvu: è un editor gratuito basato sulla piattaforma Mozilla e più precisamente sul "motore" chiamato Gecko. Questo software si rivolge ad utenti che svolgono progettazione per hobby o a livello semiprofessionale. Google Sites: farà parte del pacchetto Google docs, che attualmente comprende un editor di testo, un foglio di calcolo e la possibilità di creare presentazioni come su Power Point. Google Sites è completamente integrato con tutti i prodotti di Google, sarà quindi possibile aggiungere alla pagina web, contenuti multimediali, come filmati di YouTube.

Vantaggi offerti dai software per la distribuzione dell'informazione

Oggi Internet ha aperto nuovi scenari per quanto riguarda la distribuzione dell’informazione.
Prima di tutto Internet ha permesso di abbattere le barriere geografiche. Tutti oggi hanno la possibilità di accedere ai contenuti on line d’interesse da qualunque postazione nel mondo, comprese quelle dei paesi esteri. Oltre alla raggiungibilità, lo sviluppo dei software per la distribuzione dell’informazione ha offerto molti vantaggi sia per coloro che producono e divulgano contenuti comunicativi sia per coloro che ne fruiscono.
Dal lato della distribuzione possiamo dire che oggi è in corso un vero e proprio processo di democratizzazione del sistema dell’informazione. Attraverso i software per la distribuzione dell’informazione chiunque ha la possibilità di esprimere e comunicare ad altre persone il proprio punto di vista, le proprie idee; basta dotarsi di un blog o di una pagina web personale. Oggi, infatti, non sono più sole fonti autorevoli a generare contenuti on-line.
Anche per i fruitori si presenta un insieme molto variegato di opportunità. Il primo riguarda la possibilità di accedere a informazioni continuamente aggiornate. Un altro importante vantaggio fa invece riferimento alla possibilità di confrontare i contenuti di diversi siti; pensiamo ad esempio all’utente che può incrociare e verificare differenze e analogie delle informazioni contenute nelle varie testate giornalistiche, nei blog, nei portali presenti sul web. Oggi l'utente on-line è non è più un fruitore passivo ma destinatario attivo che costruisce personali percorsi attingendo a fonti diverse. Rispetto agli altri mezzi di comunicazione, infatti, i software web per la distribuzione dell’informazione consentono all’utente di scegliere direttamente i contenuti a cui accedere e di fruire le informazioni più attivamente. Siamo ormai nell’era dell’user generated content in cui il ricevente può tramutarsi in qualsiasi momento in emittente. E’ però importante ricordare che in contesto in cui tutti possono generare contenuti, il fruitore deve sviluppare una maggiore capacità di discriminazione e di analisi dei contenuti.
Possiamo quindi dire che i software per la distribuzione dell’informazione rendono, sia il produttore sia il fruitore, maggiormente protagonisti nella distribuzione e nell’acquisizione dell’informazione.

Accessibilità dei siti Web

Una premessa sulla capillare diffusione e sulla crescente importanza del mezzo Internet allo stato attuale risulta al contempo fondamentale quanto scontata. È difatti opinione più che diffusa che il web abbia invaso ogni interstizio della vita sociale moderna, rivelandosi un indispensabile motore di progresso. Un aspetto probabilmente meno scontato che riguarda la web realtà, è quello concernente la fruibilità del cyberspazio, denominata dai tecnici “accessibilità”. Dal momento in cui il web ha smesso di essere appannaggio dei ricercatori, valicando aule universitarie e uffici governativi, è entrato nelle case della gente, imbattendosi così anche nei diversamente abili, possibilità che fino a pochissimo tempo fa non era stata tenuta in conto. Il punto nodale della questione è costituito dai disabili della vista, dagli ipovedenti ai ciechi. Per diverso tempo a questa categoria è stato negato l’utilizzo del mezzo, intere generazione hanno sofferto una vera e propria “ghettizzazione mediatica”. Grazie agli screen reader, i sintetizzatori vocali che hanno migliorato progressivamente le loro prestazioni, alla barra braille, che traduce in codici tattili i contenuti dei testi, alle schede audio (soundblaster), a un modem e ai comandi da tastiera, predisposti anche per navigare utilizzando il mouse e le icone, un non vedente è in grado oggi di utilizzare perfettamente le versioni più aggiornate di un sistema operativo che si regge esclusivamente sulla grafica come Windows, leggendo ciò che appare sul suo monitor, usando i più diffusi software (per esempio, editor di testo, database, fogli elettronici; così come programmi di posta elettronica, browsers, ecc.); i non vedenti muniti dell'hardware necessario possono stampare, anche in braille, i documenti prodotti e scansionare testi e immagini. Esattamente come qualsiasi altro utente informatico normodotato. Per gli ipovedenti, poi, vi sono anche altri strumenti, come gli ingranditori (magnifier), mirati per rispondere a esigenze diverse in funzione dell'ampia gamma di difficoltà visive esistenti, e accorgimenti nella stesura di documenti e nella presentazione di immagini che permettono a tali utenti di superare in modo relativamente semplice difficoltà oggettive. L’accessibilità dei siti web non concerne solo le disabilità visive, fisiche e cognitive, ma contempla anche le barriere tecnologiche, ovvero il disporre o meno di strumenti hardware e software adeguati. Ad esempio è sconsigliato nella creazione di pagine html l’utilizzo di formati pdf di Acrobat Reader, fla o swf di Flash, ecc.: tutti formati che per essere visualizzati necessitano di applicazioni autonome (o plug-in), che non vengono riconosciute dai software di navigazione standard (browsers e plug-in di cui essi dispongono) e neppure dagli strumenti di ausilio di cui comunemente si servono i non vedenti. Se si utilizzano per lo sviluppo delle pagine web tecnologie non accessibili, è necessario realizzare anche pagine equivalenti che rispondano a criteri di accessibilità. È altresì consigliabile l'inserimento di codici html quando si riferiscano a files audio e alla possibilità di offrire l'ascolto di questi ultimi in coincidenza con l'apertura di una pagina: in casi del genere si creerebbero problemi di sovrapposizione sonora per tutti gli utenti che stiano utilizzando in quello stesso momento un sintetizzatore vocale. Particolare attenzione va data all’utilizzo di caratteri che siano facilmente leggibili, quindi sufficientemente grandi e di un colore che crei un buon contrasto con lo sfondo. I link devono essere chiari e posizionati in maniera comprensibile rispetto al testo. Per quanto riguarda i contenuti è necessario che gli stessi siano linguisticamente chiari e laddove vi siano elementi grafici in movimento è opportuno fornire testi alternativi statici.

Il software come completamento alla mente umana

Il computer è uno strumento potentissimo in grado di fornire un importante contributo all’uomo nello svolgimento di alcune attività. Il concetto d’intelligenza artificiale indica, appunto, l’abilità del computer di svolgere funzioni e ragionamenti tipici della mente umana. In particolare possiamo considerare il software come un completamento della nostra perché consente di effettuare operazioni di calcolo e di memorizzazione impossibili all’uomo. Pensiamo, ad esempio, alla possibilità offerte dal computer nell’archiviazione e nell’elaborazione dei dati statistici: analisi multivariata, distribuzione di frequenze, correlazioni tra le variabili. Ecco quindi che il computer e i software si presentano come importanti supporti per la mente umana in quanto sono in grado di estendere le nostre abilità cognitive.E’ importante però ricordare che il computer svolge solamente i compiti definiti da un linguaggio di programmazione. Le capacità del pensiero umano non si limitano a quelle logico-matematiche. Rispetto al software l’uomo possiede grandi potenzialità: la creatività, l’intuizione, l’interpretazione soggettiva. L’individuo è in grado di trovare soluzioni non previste per risolvere problemi e creare continuamente nuove idee. Tutti questi aspetti riguardano quello che in psicologia viene chiamato pensiero divergente che è contrapposto al ragionamento logico e razionale, definito pensiero convergente.